Au moment de réaliser sa première facture, chaque entrepreneur se demande si elle contient bien toutes les mentions obligatoires. Le nombre d’éléments à ajouter obligatoirement est important, pour ne rien oublier, voici la liste.
Les mentions obligatoires pour identifier l’émetteur et le destinataire
Pour respecter la loi, il faut que votre facture mentionne clairement votre identité ainsi que celle du destinataire de la facture. Cela ne signifie pas seulement qu’il faut mentionner le prénom et le nom. De nombreuses informations doivent obligatoirement figurer sur la facture :
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Le prénom et le nom du destinataire ;
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La dénomination sociale s’il s’agit d’une entreprise ;
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Le numéro de TVA ;
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L'adresse de facturation.
Vous devez aussi ajouter les informations vous concernant :
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Votre prénom et votre nom ;
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La dénomination sociale de votre entreprise ;
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Le numéro de SIREN ou SIRET ;
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Le numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe de votre société ;
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Votre forme juridique ;
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Le montant de votre capital social.
Si votre activité vous impose de souscrire à une assurance (pour les artisans par exemple), vous devez mentionner le nom de l’assurance ainsi que les coordonnées de l’assureur.
Les mentions obligatoires pour dater votre facture
Votre facture doit comporter l’ensemble des éléments pour assurer le suivi et la traçabilité de votre facturation. Pour cela, vous devez indiquer les éléments suivants :
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Date d’émission ;
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Date de la vente ou de la prestation ;
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Numéro chronologique.
Les logiciels de facturation souvent utilisés par les entrepreneurs permettent souvent de gérer ces éléments de manière automatique pour gagner du temps.
Les mentions obligatoires descriptives
Votre facture doit décrire de manière la plus détaillée possible le contenu de votre vente. Ces mentions servent aussi bien à encadrer la transaction qu’à vous protéger. N’hésitez pas à être le plus complet possible. Pour chaque vente de produit ou de service vous devez indiquer :
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Les caractéristiques du produit ou du service ;
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La référence ;
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Les quantités ;
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Le prix unitaire hors taxes ;
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La somme totale à payer hors taxes et TTC.
Vous avez le droit de ne pas indiquer les informations sur le prix et les quantités si un devis contenant ces éléments a été signé avant la facture.
Les autres mentions obligatoires
Ne sous-estimez pas les mentions obligatoires dont nous parlerons dans cette partie même s’il s’agit de la dernière. Vous devez indiquer clairement sur votre facture les modalités de paiement et les conditions particulières : la date de règlement, les moyens de paiement acceptés et les éventuelles pénalités de retard.
Votre facture doit comporter des mentions sur la TVA en plus de votre numéro de TVA intracommunautaire dont nous vous parlions dans la partie sur l’identification des parties prenantes.
Vous devez indiquer le taux de TVA qui s’applique pour votre facture. S’il existe des taux de TVA différents sur votre facture, vous devez les indiquer pour chaque ligne de vente. Vous devez également ajouter le montant total de la TVA sur votre facture.
Pour plus d’informations, vous pouvez vous rendre directement sur le site service-public.
Pour quelles raisons devez-vous insérer toutes ces mentions ? Tout simplement car votre facture peut servir d’élément de preuve dans le cas d’un conflit commercial. Si vous insérez bien toutes ces mentions, vous maximisez vos chances de réussite sur le plan juridique.
Si vous êtes encore à gérer votre facturation sur Excel, voici notre dernier conseil : les logiciels de facturation ou les logiciels de comptabilité peuvent être des aides précieuses pour ne rien oublier, ils vous facilitent la tâche en obligeant par défaut à insérer tous ces éléments même si un logiciel de traitement de texte et un peu de rigueur font également l’affaire.
